So umgehen Sie Gatekeeper mithilfe von Voicemail-Systemfunktionen

Gatekeeper sind die Zerberus der Personalbeschaffungsbranche. Ihre Aufgabe ist es, die ordnungsgemäß verbundenen Seelen passieren zu lassen, während wir den Rest von uns an den Toren zurückweisen.

Es wurden viele Artikel darüber geschrieben, wie man sich ihnen nähert, was man ihnen sagt und sogar darüber, wie man langfristige Beziehungen zu ihnen aufbaut.

Während Verwaltungsassistenten in der Regel die schwierigsten Pförtner sind, können Rezeptionisten auch beschützend sein und Ihr Unternehmen nach dem Grund Ihres Anrufs fragen. Selbst wenn Empfangsmitarbeiter zuvorkommend sind, beginnen sie, nachdem sie 20 oder 30 Mal am Tag mit ihnen gesprochen haben, Ihre Stimme zu erkennen. Zu spät anzurufen, um eine „automatische Telefonzentrale“ außerhalb der Geschäftszeiten zu erreichen, die nach 5:00 Uhr aktiviert wird, wird von manchen als verwendet eine Alternative. Das Problem dabei ist, dass die Person, die Sie kontaktieren möchten, möglicherweise nach Hause gegangen ist und Sie gezwungen sind, eine Nachricht zu hinterlassen.

Die Lösung bestand in der Regel darin, eine Durchwahl für jemanden im gewünschten Unternehmen zu finden und dann nacheinander weitere Durchwahlen anzurufen, bis Sie die gesuchte Person oder Gruppe gefunden haben. Obwohl diese Technik funktionieren kann, ist sie bei größeren Unternehmen sehr zeitaufwändig und im Extremfall unpraktisch. Auch viele Unternehmen sind sich dieser Taktik bewusst und vergeben Erweiterungen eher willkürlich.

Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, fast jeden in jedem Unternehmen direkt zu kontaktieren, indem man wenig bekannte, aber sehr nützliche Funktionen nutzt, die in Voicemail-Systemen integriert sind. Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung meiner Erkenntnisse.

Alle Voicemail-Systeme verfügen über die Möglichkeit, von Person zu Person zu vermitteln und automatische Telefonverzeichnisse zu erreichen. Viele von ihnen geben auch Durchwahlnummern aus, die leicht in Direktwahlnummern umgewandelt werden können.

Als erstes müssen Sie sich eine Durchwahlnummer besorgen. Fast jeder wird es tun. Dies kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Am einfachsten ist es, die Telefon- und Faxnummern eines Büros zu vergleichen. Wenn sie das gleiche Suffix haben (z. B. 415-989-3800 und 415-989-3801), versuchen Sie, etwas in der Nähe dieser Nummer zu wählen, z. B. 415-989-3822. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten. Auf die Frage, wie man eine Durchwahlnummer findet, gehe ich am Ende dieses Artikels ein.

Sobald Sie eine gültige Durchwahl erhalten haben (es ist wichtig, dass niemand antwortet, Sie müssen eine Nachricht erhalten), haben Sie alles, was Sie brauchen, um loszulegen.

Jedes Voicemail-System ist anders, aber bestimmte Tasten auf Ihrem Telefon rufen in verschiedenen Voicemail-Systemen unterschiedliche Optionen auf. Die ersten Tasten, die Sie jedoch ausprobieren sollten, sind die „*“-Taste und die „#“. Versuchen Sie, sie zu drücken, während Sie der Begrüßungsansage der Person zuhören (immer vor dem Piepton!). Ihre Ergebnisse werden je nach Voicemail-System unterschiedlich ausfallen. Nehmen wir zu Unterrichtszwecken an, dass sie über ein AudixTM-System verfügen.

Ein AudixTM-System erkennen Sie daran, dass Sie die Meldung „Ihr Anruf wird von Audix beantwortet“ hören. Es gibt Ausnahmen von dieser Regel, aber dieses spezielle System lässt sich leicht bestätigen. Drücken Sie vor dem Signalton kurz * und dann 8 auf Ihrem Telefon. Wenn Sie die Meldung „Geben Sie die vierstellige Durchwahl und das Nummernzeichen ein“ hören, befinden Sie sich in einem AudixTM-System.

Jetzt beginnt der Spaß. Mit den soeben gedrückten Tasten können Sie nun eine Durchwahl eingeben und werden zum Pult des gewünschten Gesprächspartners weitergeleitet. Nachdem Sie *8 gedrückt haben, haben Sie die Möglichkeit, * und dann 2 auf Ihrem Telefon zu drücken und Sie hören „Geben Sie Nachnamen und Nummernzeichen ein.“ Dies ermöglicht Ihnen die Übertragung durch Buchstabieren des Nachnamens.

Das wahre Gold eines AudixTM-Systems ist sein Verzeichnis. Nachdem Sie *8 oder *2 gedrückt haben, versuchen Sie es mit **6 (zwei Sternchen und eine Sechs), und Sie hören erneut „Geben Sie Nachnamen und Nummernzeichen ein.“ Der Unterschied besteht dieses Mal darin, dass das System nicht weitergeleitet wird, sondern den Namen der Person bestätigt und Ihnen deren Durchwahl nennt. Danach wartet es geduldig darauf, dass Sie einen anderen Namen eingeben. Damit könnte man im wahrsten Sinne des Wortes Durchwahlen für jeden in seinem Voicemail-System sammeln.

Ich werde am Ende dieses Artikels einen Link für eine Referenzkarte mit Anweisungen für andere Voicemail-Systeme bereitstellen, aber normalerweise müssen Sie während der ersten Voicemail-Begrüßung * oder # drücken und sich die Optionen anhören, die Ihnen angezeigt werden.

Nachdem Sie nun eine Durchwahl haben, möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie diese direkt wählen.

Oft handelt es sich dabei um einen einfachen Austausch. Wenn die Hauptnummer eines Unternehmens beispielsweise 650-327-8000 ist und Ihre Durchwahl 78239 ist, wählen Sie 650-327-8239. In anderen Fällen kann es ein anderes Präfix haben. Schauen Sie sich die Faxnummer des Unternehmens an, um zu sehen, ob es sich dort „anmeldet“.

Versuchen Sie herauszufinden, ob es auf seiner Website einen Ansprechpartner für Investor Relations gibt. Diese Telefonnummer wird höchstwahrscheinlich mit den anderen Durchwahlen übereinstimmen.

Wenn alles andere fehlschlägt, kann Google Ihnen häufig die Antwort geben, die Sie brauchen. Versuchen Sie, anhand des Firmennamens und der Ortsvorwahl zu suchen und verwenden Sie dabei den Google-Operator „-“, um die letzten vier Ziffern der Telefonnummer auszuschließen. Im obigen Beispiel würden Sie nach „XYZ Company“ +650 -8000 suchen. Dies führt in der Regel zu Direktwahlen für andere Personen im Unternehmen, die Ihrer Durchwahl entsprechen sollten.

Die in diesem Artikel bereitgestellten Informationen sollen Ihnen einen Hinweis auf die Möglichkeiten des Voicemail-Surfens geben, um Gatekeepern auszuweichen. Abgesehen davon gibt es noch viel mehr Techniken und Tipps zum Surfen in der Voicemail, als wir hier in diesem Artikel berücksichtigen.

Ich habe auf unserer Website ein PDF zur Verfügung gestellt, das Ihnen Verzeichnisbefehle für andere Voicemail-Systeme sowie weitere Tricks und Tipps sowie eine ausführlichere Anleitung zum Voicemail-Surfen bietet.

Bitte beachten Sie, dass Unternehmen ihre Voicemail-Anweisungen ändern können und auch neue Versionen von Voicemail-Systemen erscheinen. Daher müssen Sie möglicherweise Ihre Techniken bei verschiedenen Unternehmen oder bei Systemaktualisierungen geringfügig ändern.

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